इंस्टाग्राम डीएम ग्राहक सेवा और आपके दर्शकों के साथ संबंध बनाने के लिए एक शक्तिशाली चैनल हो सकते हैं। हालांकि, अत्यधिक संदेश मात्रा, अक्षम कार्यप्रवाह और संरचना की कमी सोशल मीडिया टीमों को इस जुड़ाव का अधिक से अधिक लाभ उठाने से रोक सकती है—और यहां तक ​​कि प्रतिक्रिया समय को भी बाधित कर सकती है। अपने बाकी सामाजिक टूल से अलग अपने मोबाइल फ़ोन के बीच Instagram प्रबंधन की बाजीगरी में यह सब जोड़ें, और इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि कुछ सामाजिक टीमें अभिभूत महसूस करती हैं।





यदि इनमें से कुछ चुनौतियाँ जानी-पहचानी लगती हैं, तो आप अकेले नहीं हैं। वास्तव में पिछले कुछ वर्षों में, स्प्राउट को स्प्राउट में Instagram DM प्रबंधन के लिए 1,000 से अधिक अनुरोध प्राप्त हुए हैं ताकि इनबॉक्स अराजकता को कम करने में मदद मिल सके। Facebook के साथ हमारी साझेदारी के लिए धन्यवाद, हम अपने अधिक ग्राहकों के लिए इस सुविधा को शुरू करने के लिए उत्साहित हैं। जैसे ही आप स्प्राउट में Instagram DMs का लाभ लेने के लिए तैयार होते हैं, हम न केवल आपके सिर को पानी से ऊपर रखने के लिए, बल्कि आपको अपने DMs के माध्यम से तैरने का तरीका सिखाने के लिए कुछ टिप्स साझा करना चाहते हैं।



इस लेख में, हम आपको एक कुशल Instagram इनबॉक्स वर्कफ़्लो बनाने के तीन तरीकों से रूबरू कराएँगे:



  1. अपने संदेश की मात्रा को व्यवस्थित करने के लिए एक योजना बनाएं और समाधान लागू करें।
  2. अपनी टीम की भूमिकाओं को परिभाषित करें और कुशल कार्यप्रवाह स्थापित करें।
  3. अलर्ट स्वचालित करें ताकि आप कभी भी एक महत्वपूर्ण Instagram संदेश न चूकें।

Instagram DMs, स्टोरी मेंशन, कमेंट्स और @mentions की एक बड़ी मात्रा को सफलतापूर्वक संतुलित करने की कुंजी नौकरी के लिए सही सिस्टम और टूल है। हम कवर करेंगे कि उन प्रणालियों को कैसे विकसित किया जाए, साथ ही कैसे स्प्राउट सोशल आपके सभी सोशल मैसेजिंग वर्कफ़्लोज़ को और अधिक केंद्रीकृत और सुव्यवस्थित करने में आपकी मदद कर सकता है।

प्राथमिकता # 1: एक योजना बनाएं और अपने संदेश की मात्रा को व्यवस्थित करने के लिए समाधान लागू करें

अपने Instagram ग्राहक सेवा को प्राप्त करने के लिए योजना और संगठन का महत्व और समुदाय प्रबंधन लक्ष्यों को नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है। जब आप आने वाले डीएम की एक निरंतर स्ट्रीम का प्रबंधन कर रहे हैं, या आपका ब्रांड अचानक वायरल हो जाता है और @mentions की बाढ़ आ जाती है, तो सही इनबॉक्स इन्फ्रास्ट्रक्चर होने से सभी फर्क पड़ सकते हैं।


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वह संगठन कैसा दिखता है? यह प्रासंगिक संदेश प्रकारों या ग्राहक सेवा संदेश श्रेणियों की पहचान करने जितना आसान हो सकता है जिसे आपको और आपकी टीम को प्राथमिकता देनी चाहिए। उदाहरण के लिए, आप पा सकते हैं कि Instagram DM में पोस्ट की गई टिप्पणियों की तुलना में बढ़ी हुई ग्राहक कुंठाओं को शामिल करने की प्रवृत्ति होती है। इसी तरह, शिपिंग या ऑर्डर के मुद्दों के बारे में संदेशों का जवाब देना हाल ही की इंस्टाग्राम स्टोरी पर त्वरित इमोजी प्रतिक्रियाओं की तुलना में अधिक समय-संवेदनशील प्राथमिकता हो सकती है।



अपनी प्राथमिकताओं को समझने से आपको अपनी टीम पर ध्यान केंद्रित करने और एक बुनियादी ढांचा विकसित करने में मदद मिलेगी जो इन महत्वपूर्ण संदेशों को ऊपर उठाती है। स्प्राउट सोशल का उपयोग करके इनमें से कुछ समाधानों को और बनाने और स्वचालित करने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं:



  • विभिन्न ग्राहक सेवा श्रेणियों के लिए टैग बनाएं। उदाहरण के लिए, आप शिपिंग/रिटर्न, क्षतिग्रस्त आइटम, ग्राहक प्यार या किसी अन्य चीज़ के लिए टैग बना सकते हैं जो आपकी टीम के लिए महत्वपूर्ण है।
  • संदेश टैगिंग को स्वचालित करें और संदेशों को फ़िल्टर करें। आने वाले संदेशों को टैग करने के लिए स्वचालित नियम सेट करें—उदाहरण के लिए, जब भी कोई व्यक्ति वापसी या धनवापसी का उल्लेख करता है, तो उसे स्वचालित रूप से शिपिंग/रिटर्न के साथ टैग किया जाएगा। यह आपकी टीम को केवल उन संदेशों को फ़िल्टर करने देता है जिन्हें आपको शोर में कटौती करने के लिए प्राथमिकता देने की आवश्यकता है।
  • संदेशों को कस्टम इनबॉक्स में क्रमबद्ध करें। आप इस प्रकार के संदेशों को शीघ्रता से संबोधित करने में मदद करने के लिए विशेष रूप से Instagram DM और क्षतिग्रस्त आइटम के साथ टैग की गई टिप्पणियों के लिए एक कस्टम इनबॉक्स दृश्य बना सकते हैं। ये कस्टम दृश्य आपको पहले उच्च प्राथमिकता वाले संदेशों का उत्तर देने में सक्षम बनाते हैं, फिर कम समय-संवेदी संदेशों पर आगे बढ़ते हैं।
  • अपने अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न सहेजें। एक ही प्रतिक्रिया को दिन में 200 बार टाइप करने के बजाय, ब्रांड-अनुमोदित प्रतिक्रियाएँ प्राप्त करें जिन्हें आप जल्दी से भेज सकते हैं। आप इन सामान्य प्रतिक्रियाओं को स्प्राउट्स एसेट लाइब्रेरी में बना सकते हैं। दो क्लिक में, टीम के सदस्य आने वाले संदेशों के लिए उपयुक्त प्रतिक्रियाओं को पॉप्युलेट कर सकते हैं, जिससे आपका दिन में कई बार पूछे जाने वाले प्रत्येक प्रश्न के उत्तर टाइप करने में लगने वाले समय की बचत होती है।
स्प्राउट सोशल में संदेशों और अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों की समीक्षा करें

प्राथमिकता #2: अपनी टीम की भूमिकाओं को परिभाषित करें और कुशल Instagram वर्कफ़्लो सेट करें

चूंकि सोशल मीडिया टीम के आकार और भूमिकाएं अलग-अलग हो सकती हैं, इसलिए प्रभावी सहयोग और स्पष्ट जिम्मेदारियां आवश्यक हैं। इसका मतलब यह हो सकता है कि ग्राहक सेवा टीम के सदस्यों को विशेषज्ञता के आधार पर अलग-अलग वृद्धि क्षमताओं के साथ नामित किया जाए, या सामाजिक टीमों ने प्रबंधक की मंजूरी के लिए कुछ प्रतिक्रियाएँ प्रस्तुत की हों। संदेशों की एक बड़ी मात्रा के साथ, आपके इंस्टाग्राम इनबॉक्स में टीम के कई सदस्य प्रतिक्रियाओं से निपटने की कोशिश कर रहे हैं, सिरदर्द हो सकता है।

टीम के प्रत्येक सदस्य के कार्यों को स्पष्ट करने वाली और प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने वाला बुनियादी ढांचा होना आपके संदेश की मात्रा को जीतने के लिए महत्वपूर्ण है। सहयोग बढ़ाने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी टीम के सदस्य स्प्राउट सोशल के साथ कुशलता से काम कर रहे हैं:



  • सही टीम के सदस्य को कार्य संदेश। यदि आपने कुछ ग्राहक सेवा या उत्पाद श्रेणियों के आसपास विशिष्ट विशेषज्ञता वाले टीम के सदस्यों की पहचान की है, या प्रत्येक व्यक्ति की बैंडविड्थ की समझ है, तो आप कार्य करने का लाभ उठा सकते हैं। टास्किंग सुनिश्चित करता है कि संदेश टीम के सदस्यों को दिए गए हैं जो उत्तर देने के लिए सबसे उपयुक्त हैं या जिनके पास प्रतिक्रिया देने के लिए बैंडविड्थ है। एक संदेश को कार्य करने से उस टीम के सदस्य को एक अधिसूचना और काम करने के लिए काम करने वाले संदेशों की एक सूची भेजी जाती है।
  • अनुमोदन के लिए एक उत्तर संदेश भेजें। यह एक बढ़िया विकल्प है यदि आपको किसी प्रबंधक या अन्य अनुमोदक से कुछ प्रतिक्रियाओं (उदाहरण के लिए, एक अद्वितीय ग्राहक देखभाल समस्या से नाराज ग्राहक) में दृश्यता की आवश्यकता है। प्रत्युत्तर अनुमोदन एक आसान कार्यप्रवाह में निर्मित होते हैं जहां आप अनुमोदन की स्थिति को ट्रैक कर सकते हैं, और देख सकते हैं कि क्या अनुमोदक ने उत्तर को स्वीकार या अस्वीकार कर दिया है (प्रतिक्रिया के साथ)।
  • टक्कर का पता लगाने के साथ एक ही संदेश का जवाब देने से बचें . स्प्राउट दिखाएगा कि क्या आप और कोई अन्य सहकर्मी एक ही संदेश के साथ इंटरैक्ट कर रहे हैं - आपको दोहराए जाने वाले काम और भ्रमित ग्राहक अनुभव से बचने में मदद करता है।
स्प्राउट सोशल के साथ टीम सहयोग का प्रबंधन करें

प्राथमिकता #3: अलर्ट स्वचालित करें ताकि आप कभी भी एक महत्वपूर्ण Instagram संदेश न चूकें

क्या आपने कभी किसी सोशल मीडिया फ़ॉक्स पास, टाइपो या एक महत्वपूर्ण संदेश को याद करने के बारे में तनाव का सपना देखा है? यह वह जगह है जहां बैक अप सिस्टम और ऑटोमेशन सेट करने से आपको मानसिक शांति मिल सकती है, साथ ही अपने ग्राहकों को इंस्टाग्राम पर अपने ब्रांड के साथ जुड़ने का बेहतर अनुभव भी मिल सकता है। आखिरकार, आप केवल इंसान हैं—इसलिए अपने जीवन और सोशल मीडिया इनबॉक्स प्रबंधन को आसान बनाने के लिए अपने निपटान में उपलब्ध उपकरणों का लाभ उठाएं।




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ऑटोमेशन शब्द डराने वाला लग सकता है, खासकर जब सोशल मीडिया की बात हो। लेकिन ऑटोमेशन बनाने के लिए जटिल कोड लिखने या ऑटोरेस्पोन्डर का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होती है। स्प्राउट सामाजिक और ग्राहक सेवा टीमों को जल्दी से ऑटोमेशन बनाने देता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि कोई संदेश या मील का पत्थर दरार से न फिसले:



  • कस्टम मोबाइल पुश सूचनाओं के साथ एक महत्वपूर्ण संदेश कभी न चूकें। मान लें कि Instagram DM और टिप्पणियाँ आपके ब्रांड के लिए ग्राहक सेवा के दृष्टिकोण से महत्वपूर्ण हैं, ठीक उसी तरह Twitter पर @mentions के साथ। आप केवल इन संदेश प्रकारों के लिए कस्टम पुश नोटिफिकेशन सेट कर सकते हैं, जब कोई महत्वपूर्ण संदेश आता है तो अलर्ट ट्रिगर करता है।
  • आने वाले संदेशों की उच्च मात्रा के लिए स्पाइक अलर्ट से अवगत रहें . संदेशों का अचानक प्रवाह कई परिदृश्यों का संकेत दे सकता है: हो सकता है कि आपका ब्रांड गलती से वायरल हो गया हो या (आपकी टीम के लिए अज्ञात) कोई नया उत्पाद लगातार क्षतिग्रस्त दिखाई दे रहा हो। भले ही, स्पाइक अलर्ट आपको किसी संकट, या अवसर की पहचान करने में मदद करेगा, बजाय इसके कि सहज रूप से इंस्टाग्राम पर लॉग इन करने के बजाय संदेशों की सामान्य मात्रा से 10 गुना कम हो जाए।
  • विशिष्ट उपयोगकर्ताओं को वीआईपी सूचियों में जोड़ें। वीआईपी सूचियां आपको वफादार ग्राहकों, प्रभावशाली लोगों या यहां तक ​​कि ब्रांड ट्रोल से आने वाले संदेशों को विभाजित करने की अनुमति देती हैं। स्प्राउट में, जब भी किसी वीआईपी से कोई संदेश गिरता है तो आप अलर्ट प्राप्त करने का विकल्प चुन सकते हैं, बस संदेश को पूर्ण के रूप में चिह्नित करें या उन्हें छुपाएं। ये स्वचालित सुविधाएं सरल हैं, लेकिन एक बैकअप प्रदान करेंगी ताकि आप कभी भी महत्वपूर्ण संदेशों को याद न करें और उम्मीद है कि आराम से आराम करें।
स्प्राउट सोशल से सीधे इंस्टाग्राम डीएमएस का जवाब दें

आसान Instagram प्रबंधन में गोता लगाएँ

इंस्टाग्राम पर कस्टमर केयर और कम्युनिटी एंगेजमेंट चुनौतीपूर्ण हो सकता है। लेकिन सही योजना और उपकरण आपके इंस्टाग्राम इनबॉक्स के माध्यम से पहले बिताए गए समय को खाली कर सकते हैं ताकि आप अधिक रणनीतिक कार्य पर ध्यान केंद्रित कर सकें। स्प्राउट में हम इंस्टाग्राम डीएम को स्प्राउट के स्मार्ट इनबॉक्स में एकीकृत करना जारी रखने के लिए बहुत उत्साहित हैं और आशा करते हैं कि ऊपर दिए गए टिप्स इंस्टाग्राम डीएम की एक बड़ी मात्रा को नेविगेट करने, व्यवस्थित करने और प्रतिक्रिया देने में सहायक होंगे।

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