एक चिकनी काम की छुट्टी के लिए 10 सरल कदम (टेम्पलेट के साथ)
यदि आप काम में एक व्यस्त टीम का हिस्सा हैं, तो छुट्टी की तैयारी एक बड़ी खींच हो सकती है।
विडंबना, सही?
हालांकि, आज जिस स्तर पर श्रमिकों ने समय निकालने की उपेक्षा की है वह चिंताजनक है। यह विशेष रूप से अधिक से अधिक लोगों के रूप में सच है जूझ रहे हैं जलाऊ कार्यालय में।
उस पर विचार करें 55% श्रमिक वास्तव में 2018 में अपने आवंटित पीटीओ का उपयोग नहीं करते हैं। यह बेकार में होने वाले लाभों में $ 65 बिलियन से अधिक है।
Yikes।
सुनो: पीटीओ की तैयारी का तनाव आपकी छुट्टी को रिचार्ज करने और आनंद लेने की क्षमता को कम नहीं करना चाहिए। के मद्देनजर COVID-19 , समय-समय पर डिस्कनेक्ट करने और स्थान बनाने के लिए दूरदराज के श्रमिकों को पहले से कहीं अधिक सहायता की आवश्यकता होती है।
पीटीओ की तैयारी के 10 चरण (बिना पूरी तरह तनाव के)
अपने आगामी पीटीओ को अंतहीन टू-डू सूची के स्रोत के रूप में देखने के बजाय, हमने इस प्रक्रिया को दस सरल चरणों में तोड़ दिया है।
नीचे छुट्टी के लिए जाने से पहले दस आवश्यक चीजें दी गई हैं (माइनस द फ्रीकाउट)। हमने इन चरणों का एक टेम्पलेट में भी अनुवाद किया है जिसका उपयोग आप अपने सहकर्मियों के लिए आवश्यक जानकारी को आसानी से उबालने के लिए कर सकते हैं:
1. तय करें कि आप पूरी तरह से अनप्लग करने जा रहे हैं या नहीं
पहली चीजें पहली: क्या आप पूरी तरह से ग्रिड से दूर जा रहे हैं या अपने कुछ काम अपने साथ छुट्टी पर ले जा रहे हैं?
यहाँ कोई सही उत्तर नहीं है। ज़रूर, मानसिक स्वास्थ्य लाभ एक अनप्लग की गई छुट्टी अच्छी तरह से प्रलेखित है।
लेकिन आपकी भूमिका या यहां तक कि कंपनी की नीतियों के आधार पर, पूरी तरह से अनप्लग करना संभव नहीं हो सकता है।
यह देखते हुए कि एक चौंका देने वाला 78% लोग यह कहें कि वे केवल एक छुट्टी लेते हैं यदि वे अभी भी अपने काम तक पहुंचते हैं, तो कम से कम कुछ सम कार्यालय से दूर रहने के दौरान आदर्श (बेहतर या बदतर के लिए) है।
किसी भी तरह से, हम सलाह देते हैं कि छुट्टी के समय निरंतर कॉल से बचने के लिए अपने लिए कुछ जमीनी नियम निर्धारित करें।
उदाहरण के लिए, सहकर्मियों को यह स्पष्ट करने का प्रयास करें कि आप केवल ईमेल के माध्यम से उपलब्ध होंगे और केवल सुबह या शाम के समय संदेशों का जवाब देंगे। आप वैसे ही कह सकते हैं कि आप सुस्त का उपयोग करें चेक-इन करने के लिए, लेकिन फोन कॉल और ईमेल ऑफ-लिमिट हैं।
2. यदि संभव हो तो, पहले से अपने पीटीओ की योजना बनाएं
यह बिना दिमाग के लग सकता है, लेकिन खुद को और अपने साथियों को PTO से पहले सिर देना जीत-जीत है।
ऐसा कैसे? आप जीतते हैं क्योंकि आप अपनी बैठकों या अभियानों में समायोजन करते हुए, आगे काम करना शुरू कर सकते हैं। इस बीच, आपके सहकर्मी जीत जाते हैं क्योंकि वे अपनी अपेक्षाओं को प्रबंधित करने में सक्षम नहीं होते हैं और काम की एक गुच्छा द्वारा उनकी गोद में गिरने से अंधा नहीं होता है। इसे संप्रेषित करने का एक आसान तरीका हो सकता है कि टीम कुछ हफ़्ते की मुलाकात के दौरान हो, या कैलेंडर आमंत्रण के साथ उन लोगों को भेजे, जिन्हें जानना आवश्यक है।
आदर्श रूप में, छुट्टी की तैयारी का मतलब अंतिम मिनट में हाथापाई और घबराहट नहीं होना चाहिए। याद रखें कि PTO आपके सहकर्मियों के शेड्यूल को आपके स्वयं के अलावा प्रभावित करता है। यहां तक कि कुछ दिनों के नोटिस की भी बहुत सराहना की जाएगी।
3. सहकर्मियों को उन कार्यों को सौंपें जिन पर आप भरोसा करते हैं
अपने सहकर्मियों के लिए एक टू-डू सूची छोड़ने और उसे एक दिन कॉल करने की गलती न करें।
इसके बजाय, उनसे बात करें। अधिमानतः व्यक्ति में और फिर जवाबदेही के लिए एक पुष्टिकरण ईमेल के साथ। उन्हें बताएं कि आपको क्या मदद चाहिए।
वास्तविक बातचीत संभावित प्रश्नों को उजागर करेगी जो आपके सहकर्मियों को हो सकता है कि क्या किया जाना चाहिए। आपको स्पष्ट रूप से उन लोगों को कार्य सौंपना चाहिए जिन पर आप भरोसा करते हैं, लेकिन वे लोग भी जो स्वयं काम से अभिभूत नहीं हैं।
एक साइड नोट के रूप में, आपको अपने सहकर्मियों को कुछ श्रेय देना चाहिए! हालाँकि हममें से कुछ लोग महसूस कर सकते हैं कि हम काम पर पूरी तरह से अप्राप्य हैं, दुनिया का (सबसे अधिक संभावना है) समाप्त होने वाला नहीं है क्योंकि आप समय निकाल रहे हैं।
4. सुनिश्चित करें कि आपकी टीम के पास उन उपकरणों तक पहुंच है जिनकी उन्हें आवश्यकता है
यह चित्र: आप एक सोशल मीडिया मैनेजर हैं, जिन्होंने एक जूनियर कर्मचारी के हाथों आपकी कंपनी का ट्विटर अकाउंट छोड़ दिया है।
लेकिन जब आपके साप्ताहिक प्रश्नोत्तर के संचालन का समय आता है, तो वे लॉक आउट हो जाते हैं सब अपने सामाजिक खातों के कोई पोस्ट नहीं, कोई सवाल नहीं। कुछ भी तो नहीं।
यह फिर से अपने सहकर्मियों से बात करने की आवश्यकता पर बात करता है और यह सुनिश्चित करता है कि उनके पास स्लैक को लेने के लिए उपयुक्त उपकरण और अनुमतियां हैं। उदाहरण के लिए, स्प्राउट आपको लॉग-इन के एक समूह के माध्यम से झारना करने के लिए टीम के सदस्यों को विशिष्ट पहुंच और अनुमति देने की अनुमति देता है।
बहुत कुछ पसंद है सोशल मीडिया अनुमोदन प्रक्रिया यह महत्वपूर्ण है कि आपके सहकर्मी किसी भी टूल का परीक्षण करें और किसी भी पासवर्ड की जांच करें, जबकि आप इस तथ्य के बाद छुट्टी के लिए तैयारी कर रहे हैं।
5. स्वचालित और कतारबद्ध करें जितना आप पहले से कर सकते हैं
यह टिप सोशल मीडिया में काम करने वालों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, लेकिन साथ ही ईमेल या विज्ञापन अभियान प्रबंधकों पर भी लागू होती है।
मन की शांति के लिए, आपको पीटीओ की तैयारी करते समय अपने अभियानों को पूर्व-निर्धारित करने का प्रयास करना चाहिए। अग्रिम में संदेशों को रखने का मतलब है कि आपके पास पहले से ही क्रिएटिव और कॉपी पर अंतिम कहना है: आपको अपने अभियानों को आग लगाने के लिए एक तारीख और समय चुनना होगा।
यदि आप सोशल मीडिया मैनेजर हैं, तो आप उपयोग कर सकते हैं शेड्यूलिंग उपकरण अपनी कंपनी के कैलेंडर के आधार पर अपने पदों को कतारबद्ध करने के लिए। स्प्राउट का मंच उपयोगकर्ताओं को फोटो और कैप्शन जैसी परिसंपत्तियों का प्रबंधन करने की अनुमति देता है, यदि आवश्यक हो तो त्वरित संपादन या परिवर्तन करने के लिए एकदम सही है।
6. कार्यालय ऑटोरेस्पोन्डर के बाहर एक साथ रखें
कार्यालय के बाहर ऑटोरेस्पोन्डर को एक साथ रखने से लोगों की अपेक्षाओं को प्रबंधित करने का दोहरा कर्तव्य बनता है, साथ ही उन्हें यह भी बता देता है कि आप कब उपलब्ध होंगे (या फिर कैसे संपर्क करें)।
यदि आपका इनबॉक्स छुट्टी के दौरान ऑफ-लिमिट है, तो आपको इसे स्पष्ट करना चाहिए। अच्छी खबर यह है कि आप आसानी से एक सेट कर सकते हैं जीमेल में ऑफिस ऑटोरेस्पोन्डर से बाहर कुछ ही मिनटों में।
इस बात का ध्यान रखें कि कार्यालय के उत्तरों का विशेष रूप से लंबा या विस्तृत होना आवश्यक नहीं है। यहाँ एक प्रभावी संदेश का एक उदाहरण है जो सीधे बिंदु पर जाता है:
नमस्ते,
आपके संदेश के लिए धन्यवाद।
मैं ईमेल के उपयोग के बिना कार्यालय से बाहर हूं। जब मैं लौटूंगा तो जवाब दूंगा।
धन्यवाद,
संक्षिप्त, प्यारा और सटीक। देखें कि कैसे काम करता है?
यद्यपि आप निश्चित रूप से अपने कार्यालय के संदेशों में कुछ व्यक्तित्व जोड़ सकते हैं, एक कुंद स्वर संभवतः उस बिंदु को प्राप्त करने के लिए सर्वोत्तम है जो आपके पास उपलब्ध नहीं है।
7. अपने पीटीओ को अपनी कंपनी के बाकी हिस्सों के लिए दृश्यमान बनाएं
छुट्टी की तैयारी करते समय आप अपनी प्लेट से जो भी कार्य कर सकते हैं, वह प्लस है।
केस-इन-पॉइंट, आपको लोगों को यह बताने के लिए पीछा नहीं करना चाहिए कि आप जानते हैं कि आप कुछ समय निकाल रहे हैं। लोगों में व्यक्ति से बात करने और एक ऑटोरेस्पोन्डर स्थापित करने से परे अपने पीटीओ को अपनी कंपनी के कैलेंडर के हिस्से के रूप में शामिल करने पर विचार करें।
यदि आपकी कंपनी स्लैक का उपयोग करती है, तो आप अपने पीटीओ को प्लेटफॉर्म के कैलेंडर फीचर के माध्यम से सार्वजनिक कर सकते हैं। 
स्लैक आपको अपने कर्मचारियों के पीटीओ के लिए ईवेंट रिमाइंडर बनाने की भी अनुमति देता है। यह बड़ी टीमों या उदाहरणों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है जहां कोई अन्य विभाग (बिक्री, एचआर) का कोई व्यक्ति आपसे संपर्क करने की कोशिश कर रहा है।
अपने पीटीओ को सार्वजनिक करना केवल स्लैक के लिए विशिष्ट नहीं है, वैसे Google कैलेंडर या आपकी टीम द्वारा शेड्यूल प्रबंधित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले किसी अन्य टूल पर भी यही तर्क लागू होता है।
8. अपनी टीम को प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल के साथ उनकी प्रगति को ट्रैक करने के लिए प्रोत्साहित करें
मान लीजिए कि आपको काम पर जाने में परेशानी होती है और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपकी अनुपस्थिति में आपकी परियोजनाएँ सुचारू रूप से चल रही हैं।
अरे, कोई बात नहीं। यह वही है जहाँ प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण जैसे ट्रेलो काम में आ सकते हैं। कानबन बोर्ड के साथ, आप स्पष्ट रूप से देख सकते हैं कि परियोजना किस पर और कैसे चल रही है।
यदि आप दूर रहते हुए भी अपनी टीम की प्रगति की निगरानी करना चाहते हैं, तो यह न केवल आपके लिए उपयोगी है, बल्कि टीम के रूप में काम करने वाले व्यक्तियों के लिए जवाबदेही को भी प्रोत्साहित करता है।
जब आप छुट्टी से लौटते हैं तो इस तरह की दृश्य प्रगति रिपोर्ट भी आपके जीवन को बहुत आसान बना देती है क्योंकि आप देख सकते हैं कि एक नज़र में आपके विभाग में क्या हो रहा है।
9. यदि आपको सब कुछ नहीं मिलता है, तो आप इसे पसीना बहाएँ (आपके लौटने से पहले और बाद में दोनों)
अपनी छुट्टियों की योजना के अनुसार सब कुछ 'सही' होने के लिए अपने आप पर बहुत अधिक दबाव न डालें।
आखिरकार, आपात स्थिति होती है और इसलिए अंतिम समय की छुट्टियां होती हैं। यदि आप अपने आप को अचानक कार्यालय से बाहर पाते हैं और अपनी पीटीओ योजना से चिपके रहने में असमर्थ हैं, तो घबराएं नहीं।
और इसी तरह, जैसे ही आप वापस आते हैं अपने आप को 'इनबॉक्स शून्य' प्राप्त करने के लिए मजबूर न करें। बस ऊपर दिए गए सुझावों का पालन करने का मतलब है कि आपका कार्यभार किसी भी तरह अधिक प्रबंधनीय होना चाहिए।
10. सुनिश्चित करें कि आप अपने कार्यक्षेत्र को बेदाग छोड़ दें
शायद एक आखिरी चीज जो आप काम की छुट्टी की तैयारी करते समय करते हैं, वह है आपकी डेस्क को साफ करना।
फेसबुक पर पोस्ट कैसे शेड्यूल करें
काफी आसान है, है ना? यह आपके सहकर्मियों के लिए केवल एक शिष्टाचार नहीं है, हालांकि, और इससे दूरदराज के श्रमिकों को भी लाभ मिल सकता है। जब आप छुट्टी के बाद काम पर वापस आते हैं, तो सफाई आपके लिए मानसिक रूप से फायदेमंद होती है, क्योंकि इस तरह के 'खाली स्लेट' के साथ चल रहे मैदान को हिट करना आसान होता है।
यदि और कुछ नहीं है, तो फ़ोन या आपके इनबॉक्स से दूर जाने का एक तरीका है, जैसा कि आप समय निकालने के लिए तैयार हैं।
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- न्यूनतम सेटअप (@MinimalSetups) 16 जुलाई, 2020
और इसके साथ, हम अपने गाइड को लपेटते हैं!
आपके लिए छुट्टियों की तैयारी कैसी दिखती है?
यदि आप वास्तव में अपनी छुट्टियों का आनंद लेना चाहते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि आपके सहकर्मी आसानी से बागडोर उठा सकते हैं, जबकि आप चले गए हैं, तो थोड़ी सी योजना एक लंबा रास्ता तय करती है।
उपरोक्त अवकाश चेकलिस्ट का पालन करके, आप अपने पीटीओ को मन की शांति के साथ ले जा सकते हैं। अपनी अगली छुट्टी के लिए इन चरणों को अभ्यास में लाने के लिए हमारा टेम्पलेट डाउनलोड करें:
प्रभावी रूप से योजना बनाने में सक्षम होना सामाजिक मीडिया प्रबंधकों के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है। जिसमें से बोलते हुए, हमारे गाइड को आवश्यक रूप से जांचना सुनिश्चित करें सोशल मीडिया कौशल यह देखने के लिए कि आप एक बाज़ारिया के रूप में और किस तरह का स्तर बना सकते हैं।